1. Cine suntem

TARFIN IFN SA este o instituție financiară non-bancară din România.

2. Date personale pe care le prelucrăm

TARFIN IFN SA este un operator de date cu caracter personal. Colectăm următoarele tipuri de date personale de la dvs.:

• Nume, prenume
• Societate
• Email
• Telefon
• Copii acte identitate
• Documente de cunoaștere a clientelei
• Documente necesare prevenției spălării banilor și a combaterii terorismului
• Solicitarea de creditare
• Consimțămintele pentru interogările bazelor de date ANAF și Biroul de Credit
• Date ANAF, date Biroul de Credit
• Detalii de producție APIA
• Certificatul de la primărie de producător în agricultură
• Istoria comunicărilor (inclusiv voce) dintre dvs și angajații TARFIN IFN SA
• Istoria activităților de business cu compania la care lucrați, în care sunteți și dvs implicat
• Contract de credit
• Valoare credit, documente plăți
• Documente de business (comenzi, devize, AWB-uri) în care apar și datele dumneavoastră cu caracter personal
• Copii documente de identitate

3. De ce avem nevoie de ele

Avem nevoie de datele dvs personale pentru următoarele prelucrări:

În temeiul legal al necesității îndeplinirii clauzelor contractuale sau pentru demersurile necesare încheierii unui contract la inițiativa persoanei vizate:

• Nume, prenume – folosim aceste date pentru a vă identifica ca persoană implicată în relația contractuală cu firma pe care o reprezentați.
• Societate – avem nevoie de această informație pentru definitivarea documentației aferente relației contractuale.
• Email – pentru a putea comunica eficient.
• Telefon – pentru discutarea unor probleme aferente relației contractuale.
• Solicitarea de credit – în cazul în care solicitarea de creditare include și datele dumneavoastră cu caracter personal, acest document devine dată cu caracter personal.
• Contract de credit – în cazul în care între compania pe care o reprezentați și TARFIN IFN SA se semnează un contract ce include și datele dumneavoastră cu caracter personal, acest document devine dată cu caracter personal.
• Documente de business (comenzi, devize, AWB-uri) - în cazul în care între compania pe care o reprezentați și TARFIN IFN SA au loc schimburi de documente de business ce includ și datele dumneavoastră cu caracter personal, aceste documente devin date cu caracter personal.
• Valoare credit, documente plăți – întrucât documentele de plăți sunt legate de numele dumneavoastră aceste documente devin date cu caracter personal.

În temeiul respectării prevederilor Legii 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, și a Regulamentului Băncii Naționale a României nr. 2 din 6 septembrie 2019, intrat în vigoare la 9 septembrie 2019, privind prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului:

• Nume, prenume – pentru a vă putea identifica.
• Societate – pentru a vă putea identifica și pentru a analiza beneficiarii reali ai societății.
• Copii acte identitate – necesare pentru a confirma beneficiarii reali ai societății.
• Documente de cunoaștere a clientelei – în cazul în care sunt necesare verificări suplimentare, vă vom solicita și alte documente.
• Documente necesare prevenției spălării banilor și a combaterii terorismului – pentru a ne asigura că fondurile din creditul ce va fi acordat nu vor fi folosite în acțiuni de spălare a banilor sau de susținere a terorismului.

În temeiul interesului legitim al TARFIN IFN SA de a lucra cu clienți solvabili:

• Consimțămintele pentru interogările bazelor de date ANAF și Biroul de Credit – folosim aceste documente pentru a putea interoga bazele de date ANAF și Biroul de Credit.
• Data ANAF, date Biroul de Credit – pentru a analiza solvabilitatea companiei dumneavoastră.
• Date RECOM, primite prin Keysfin – pentru a verifica diligența companiei dumneavoastră.
• Detalii de producție APIA – pentru a analiza detaliile aferente producției agricole.
• Certificatul de la primărie de producător agricol (dacă există) – pentru a demonstra capacitatea dvs de producător în agricultură.

În temeiul interesului legitim al TARFIN IFN SA de a gestiona eficient relația cu dumneavoastră sau cu compania pe care o reprezentați:

• Nume și prenume – avem nevoie de aceste date pentru a vă putea personaliza adresarea și pentru a vă identifica corect în sistemele informatice ale TARFIN IFN SA
• E-mail – adresa de e-mail o folosim pentru a comunica cu dumneavoastră.
• Telefon – numărul de telefon îl folosim pentru a vă comunica diverse oportunități.
• Istoria comunicărilor dintre dvs și angajații TARFIN IFN SA – aceste date sunt folosite de persoanele angajate ale TARFIN IFN SA implicate în relații de business cu compania pe care o reprezentați pentru a putea identifica și rezolva necesitățile dumneavoastră de business.
• Istoria activităților de business cu dumneavoastră sau cu compania la care lucrați, în care sunteți și dvs implicat – aceste date sunt folosite de persoanele angajate ale TARFIN IFN SA implicate în relații de business cu compania pe care o reprezentați pentru a putea identifica și rezolva necesitățile dumneavoastră de business.

4. Ce facem cu ele

Datele dumneavoastră personale sunt prelucrate în cadrul companiei TARFIN IFN SA situată în România și în cadrul companiei Tarfin Tarım A.Ş. din Turcia, companii ce acționează în calitate de operatori asociați.

Găzduirea și stocarea datelor dumneavoastră are loc în Europa la Google Cloud Emea Limited, companie ce acționează în calitate de persoană împuternicită oferind serviciile de gestiune documente electronice și în Germania pe serverele Amazon Web Services.

Datele dumneavoastră cu caracter personal ajung și la partenerul nostru Intelligent IT S.R.L., companie ce acționează în calitate de persoană împuternicită oferind serviciul de facturare Smartbill.

Datele dumneavoastră cu caracter personal ajung și la partenerul nostru Keysfin, companie ce acționează în calitate de persoană împuternicită oferind informații structurate din RECOM.

Datele dumneavoastră cu caracter personal ajung și la Biroul de Credit SA și la ANAF, companii ce acționează în calitate de operatori de date cu caracter personal.

5. Cât timp păstrăm datele cu caracter personal

Datele cu caracter personal care sunt cuprinse în documentele financiar-contabile sau în documente care se anexează documentelor financiar-contabile, vor fi păstrate 10 ani conform dispozițiilor art. 38 din Anexa 1 la Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, emis de Ministerul Finanțelor Publice și nu vor fi accesate în niciun alt scop decât scopul legal pentru care sunt arhivate. După 10 ani aceste date vor fi distruse.

Datele cu caracter personal din sistemele informatice ale TARFIN IFN SA vor fi ținute zece ani în temeiul interesului legitim al TARFIN IFN SA de a demonstra corectitudinea operațiunilor fiscale și de business, după care vor fi anonimizate.

6. Care sunt drepturile dvs?

Dacă aveți motive să credeți că orice date personale pe care le deținem despre dvs sunt incorecte sau incomplete, aveți dreptul să solicitați să vedeți aceste informații, să le rectificați sau să cereți să fie șterse, să solicitați restricționarea prelucrării precum și portabilitatea datelor la un alt operator. Pentru exercitarea acestor drepturi va rugam sa ne contactați la informatii@tarfin.com.

Dacă doriți să înaintați o plângere legată de modul în care v-am procesat datele personale, contactați responsabilul cu protecția datelor la următoarea adresa de e-mail informatii@tarfin.com. Responsabilul cu protecția datelor va lua legătura cu dumneavoastră pentru a soluționa problema ridicată.

De asemenea puteți contacta Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal la www.dataprotection.ro și puteți depune o plângere la ei.

Informatii

În cadrul activităților curente și, în special, pentru încheierea și/sau executarea contractului dintre Tarfin IFN SA („Tarfin” sau „Societatea”) și societatea pentru care acționați în calitate de reprezentant legal/reprezentant convențional („Cumpărătorul”), Tarfin intenționează să colecteze, stocheze, prelucreze și/sau, după caz, transfere datele dumneavoastră cu caracter personal, în contextul:

(i) inițierii demersurilor necesare în vederea încheierii Contractului de vânzare dintre Tarfin și entitatea pe care o reprezentați, respectiv Cumpărătorul;

și/sau

(ii) derulării și/sau al executării contractului încheiat între Tarfin și Cumpărător; și/sau

(iii) în vederea transmiterii de comunicări comerciale despre produse și servicii similare și/sau alte comunicări comerciale care ar putea fi relevante pentru Cumpărător.

Societatea, în calitate de operator de date cu caracter personal, se obligă să prelucreze și/sau, după caz, să transfere datele dumneavoastră cu caracter personal, cu respectarea Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE („GDPR”) și a legislației aplicabile, inclusiv a celei care ar putea fi adoptată la nivel local în contextul GDPR.

1. IDENTITATEA OPERATORULUI

Tarfin este societatea responsabilă de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, având următoarele date de contact:

Tarfin IFN SA

București, Sector 1, Str. Transilvaniei,, nr. 13

Înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul București cu nr. J40/18434/2021, Cod unic de identificare 45120813

Adresă de e-mail: informatii@tarfin.com

Tel: 0729 169 885

2. CUM COLECTĂM DATE CU CARACTER PERSONAL DESPRE DUMNEAVOASTRĂ?

Obținem datele dumneavoastră cu caracter personal din următoarele surse:

(i) de la dumneavoastră în mod direct;

(ii) de la Cumparator, dacă este cazul.

3. CARE SUNT DATELE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL PE CARE LE PRELUCRĂM?

În scopurile descrise în Secțiunea 4 de mai jos, putem prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal:

(i) nume și prenume;

(ii) datele menționate în cartea de identitate (serie și număr CI, cod numeric personal, cetățenie/naționalitate, adresă domiciliu, valabilitate CI), inclusiv prin prelucrarea copiei CI;

(iii) semnătură;

(iv) număr de telefon și/sau adresa de e-mail.

4. DE CE ȘI CUM PRELUCRĂM DATELE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL?

Tarfin prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal (detaliate la Secțiunea 3 de mai sus) în următoarele scopuri (denumite in mod colectiv in cele ce urmează „Scopurile”):

(i) inițierii demersurilor necesare în vederea încheierii Contractului de vânzare dintre Tarfin și entitatea pe care o reprezentați (respectiv Cumpărătorul);

și/sau

(ii) derulării și/sau al executării contractului încheiat între Tarfin și entitatea pe care o reprezentați (respectiv Cumpărătorul);

și/sau

(iii) în vederea transmiterii de comunicări comerciale despre produse și servicii similare și/sau alte comunicări comerciale care ar putea fi relevante pentru Cumpărător.

Furnizarea și prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în scopurile prevăzute la punctele (i) și (ii) din prezenta Secțiune este necesară în contextul realizării intereselor legitime urmărite de Societate cu privire la inițierea demersurilor necesare pentru încheierea unui contract și/sau executarea contractului încheiat cu Cumpărătorul și/sau menținerea relației contractuale cu acesta.

În privința scopului prevăzut la punctul (iii) din prezenta Secțiune, nu aveți obligația legală de a furniza datele cu caracter personal, acestea fiind prelucrate de Societate în baza consimțământului dumneavoastră.

Totuși, în cazul în care nu doriți sa ne furnizați datele dumneavoastră cu caracter personal in vederea prelucrării acestora pentru scopul prevăzut la punctul (iii) de mai sus (respectiv pentru transmiterea de comunicări comerciale), nu vom putea să va transmitem comunicări comerciale despre produse și servicii similare și/sau alte comunicări comerciale care ar putea fi relevante pentru Cumpărător. Distinct, chiar dacă v-ați exprimat consimțământul cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în scopul prevăzut punctul (iii) din prezenta Secțiune, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără ca acest lucru să afecteze legalitatea prelucrărilor efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.

5. CĂT TIMP VOM PĂSTRA DATELE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL?

Tarfin păstrează datele dumneavoastră cu caracter personal, prevăzute la Secțiunea 3 pe durata scopului în care au fost colectate datele, după cum urmează:

(i) în scopul realizării unor demersuri pentru încheierea unui contract cu Cumpărătorul, Tarfin prelucrează datele cu caracter personal fie:

(a) până în momentul în care Tarfin încheie contractul cu Cumpărătorul, caz in care prelucrarea ulterioara se va realiza conform punctului

(ii) de mai jus, fie

(b) până în momentul în care este evident faptul că nu va fi încheiat un contract între Tarfin și Cumpărător, fie

(c) pentru orice altă perioadă în care aceste categorii de date trebuie stocate potrivit dispozițiilor legale;

(iii) în scopul executării contractului încheiat cu Cumpărătorul, Tarfin prelucrează datele cu caracter personal fie:

(a) pe durata executării contractului încheiat cu Cumpărătorul, fie

(b) pentru perioada de timp în care dumneavoastră aveți calitatea de reprezentant legal/ reprezentant convețional al Cumpărătorului, oricare dintre acestea intervine prima, fie

(c) pentru orice altă perioadă în care aceste categorii de date trebuie stocate potrivit dispozițiilor legale;

(iv) în scopul transmiterii de comunicări comerciale (marketing direct) care ar putea fi relevante pentru Cumpărător, Tarfin prelucrează datele cu caracter personal fie:

(a) pe durata relației contractuale pe care Cumpărătorul o are cu Tarfin, precum și ulterior, pentru o perioadă de 3 ani de la încetarea acesteia, fie

(b) pentru perioada de timp în care dumneavoastră aveți calitatea de reprezentant legal/ reprezentant convențional al Cumpărătorului; în situația in care va retrageți consimțământul privind prelucrarea în scop marketing direct, datele dumneavoastră nu vor mai fi prelucrate in acest scop, din momentul retragerii consimțământului.

Ulterior acestor perioade, datele cu caracter personal vor fi șterse și/sau distruse, conform politicilor interne ale Societății.

6. DE CE NE PERMITE LEGISLAȚIA SĂ PRELUCRĂM DATELE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL?

Este nevoie de un temei legal pentru a prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal. Conform legislației, ni se permite să prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal descrise în Secțiunea nr. 3 în vederea îndeplinirii scopurilor detaliate la Secțiunea nr. 4 de mai sus, în baza următoarelor temeiuri legale:

(i) art. 6 (1) lit. a din GDPR, respectiv consimțământul persoanei vizate pentru scopul prevăzut la punctul (iii) din Secțiunea 4 de mai sus, respectiv în contextul transmiterii de comunicări comerciale (marketing direct);

(ii) art. 6 (1) lit. f din GDPR, respectiv în scopul intereselor legitime urmărite de operator, în ceea ce privește scopurile prevăzute la punctele (i) și (ii) din Secțiunea 4 de mai sus, respectiv în contextul încheierii și/sau executării contractului cu Cumpărătorul și/sau menținerii relației contractuale cu Cumpărătorul.

7. CUM DIVULGĂM DATELE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL?

Putem divulga datele dumneavoastră cu caracter personal către:

(i) alte entități din grupul Tarfin (de exemplu echipa tehnica de dezvoltare);

(ii) furnizori care oferă asistență Societății noastre (de exemplu, consultanți, furnizori de servicii IT, inclusiv servicii de proiectare și implementare de soluții software și hardware, precum și servicii de suport tehnic, etc.);

(iii) autorități și instituții publice, dacă este cazul.

8. CĂND TRANSFERĂM DATELE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL ÎN AFARA UE/SEE?

Tarfin poate transfera datele dvs. cu caracter personal în afara Spațiului Economic European, respectiv în Turcia, către societatea din grupul Tarfin din Turcia. În absența unei decizii a Comisiei Europene privind caracterul adecvat al prelucrării, pentru a asigura o securitate adecvată a prelucrării, transferul datelor dvs. cu caracter personal se va efectua în baza clauzelor contractuale standard de protecție a datelor personale adoptate de Comisia Europeană și/sau în baza altor garanții adecvate.

Orice astfel de transfer de date către Turcia se va realiza cu respectarea de către Tarfin a principiilor legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, și în special a principiului minimizării datelor cu caracter personal transferate; astfel, Tarfin va transmite către societatea din grupul Tarfin din Turcia doar datele cu caracter personal care sunt strict necesare pentru realizarea scopurilor menționate în Secțiunea 4.

9. CARE SUNT DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ?

Potrivit dispozițiilor legale aplicabile, aveți următoarele drepturi:

(i) dreptul de a accesa datele dumneavoastră cu caracter personal;

(ii) dreptul de a solicita rectificarea datelor dumneavoastră cu caracter personal;

(iii) dreptul de a solicita ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal;

(iv) dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal;

(v) dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal;

(vi) dreptul la portabilitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal;

(vii) dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia; și

(viii) dreptul de a depune o plângere în fața unei autorități de supraveghere.

Contactați-ne utilizând datele de contact ale Societății detaliate în cadrul Secțiunii 1 de mai sus în cazul în care aveți întrebări sau solicitări privind aceste drepturi și/sau doriți sa va exercitați oricare dintre drepturile pe care le aveți cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal.

10. CREAREA DE PROFILURI

Vă rugăm să aveți în vedere că, în contextul desfășurării de către Tarfin a operațiunilor de prelucrare ale datelor dvs. cu caracter personal nu se utilizează sisteme/procese decizionale automatizate, nici crearea de profiluri.